Le relevé d'actes

Le relevé d'actes consiste à transcrire les actes des registres paroissiaux ou d'état civil sur des fiches adaptées ou sur un autre support.
Les actes sont transcrits à partir des registres originaux,  des microfilms ou des images numérisées de ces registres.

Ce relevé systématique des actes contribue à la sauvegarde du patrimoine national. Il peut être réalisé sous plusieurs formes : photocopie, microfilm, microfiche, numérisation par scanner, par appareil photo numérique ou par une saisie manuelle des données contenues dans les registres. Dans ce dernier cas, l'usage de fiches de dépouillement en facilite la saisie informatique ultérieure à des fins de traitement automatisé.

Un relevé d'actes doit être transcrit fidélement sans aucune modification, rectification et ajout d'information.

Les fiches TRA

Les fiches utilisées sont appelées fiches TRA ou fiches de dépouillement. Ces fiches ont été élaborées par le Laboratoire de Démographie Historique pour réaliser l’enquête des 3000 Familles - L'ENQUÊTE DES GÉNÉALOGISTES SUR LA MOBILITÉ SOCIALE EN FRANCE AUX XIXème ET XXème SIÈCLES - Édition de juin 1981. Plus communément appelée « Enquête TRA ». La notice des fiches est disponible ici.

La Fédération Française de Généalogie recommande l'utilisation des fiches TRA.

Les fiches remplies, la saisie sur ordinateur peut être réalisée dans un autre lieu, par une autre personne.
Si les registres sont faciles à lire, comportent peu d 'informations et si les registres sont accessibles, la saisie directe sur informatique peut être effectuée. Il peut être envisagé de saisir directement à partir des microfilms si ceux-ci sont de bonne qualité. Et depuis quelques temps, la mise en ligne des images numérisées des registres permettent de faire ce travail quelque soit le lieu pourvu que l'on soit connecté au Web.

La saisie sur ordinateur

La saisie informatique des données doit être souple, adaptée aux types de registres et exhaustive.
L 'utilisation d 'un logiciel spécifique pour ce travail de relevé est recommandé pour éviter de saisir avec des logiciels non structurant dans la saisie et ne permettant pas la mise en place de contrôle de la saisie.
Les avantages sont multiples. On peut citer :

Le logiciel doit comporter des fonctionnalités pour éviter les saisies répétitives d 'informations et améliorer les temps de saisie :